Giao tiếp là kĩ năng cần thiết của đời sống. Nhờ đó, chúng ta có sự tương tác trong xã hội. Kể từ khi thức giấc đến lúc đi ngủ, bạn có nhận ra mình không ngừng giao tiếp với những người xung quanh?
Giao tiếp là một khái niệm rộng lớn mà chỉ một vài viết không thể bao hàm tất cả những khía cạnh của nó. Do vậy, trong bài viết này, La Mộc sẽ chia sẻ với bạn 9 bí quyết hiệu quả để cải thiện giao tiếp trong phạm vi công sở để cải thiện hiệu suất làm việc và trở nên tự tin, vui vẻ hơn bạn nhé!
Khả năng giao tiếp hiệu quả là rất cần thiết cho cả sự phát triển của tập thể và cá nhân. Đó là nền tảng để xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên bền vững, tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong tập thể, khách hàng và đối tác.
Một tổ chức có chiến lược trao đổi thông tin hiệu quả còn kích thích sự đóng góp của nhân viên vào lợi ích chung.
HỌC CÁCH LẮNG NGHE CHỦ ĐỘNG
Lắng nghe chủ động có nghĩa là không bị phân tán chú ý khi đồng nghiệp của bạn đang trình bày ý kiến. Đa phần chúng ta không giỏi lắng nghe, đôi khi cố ý hoặc vô tình xen ngang khi người khác đang nói. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:
1, Để luyện tập lắng nghe chủ động, cố gắng giữ im lặng khi người đối diện đang nói và tập trung vào ý mà họ muốn truyền đạt. Cắt ngang không cần thiết chỉ làm cản trở cuộc trao đổi của bạn mà thôi.
2, Trong khi nói chuyện, nếu bạn thường xuyên kiểm tra điện thoại hoặc hướng mắt về phía máy tính, chứng tỏ bạn không chú tâm 100% vào người đối diện. Tạm đặt những mối phân tâm của mình sang một bên thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn khi giao tiếp.
3, Đệm vào cuộc nói chuyện những câu nói đồng thuận ví dụ như: “Đúng rồi đó”, “Ừ hiểu mà/ Dạ em cũng thấy vậy” để người đang trình bày cảm thấy được khích lệ và chia sẻ. Nhờ đó, những ý kiến mà bạn sắp đưa ra sẽ dễ dàng được tiếp nhận hơn.
4, Một cách nữa để chứng tỏ bạn đang lắng nghe chủ động là lặp lại những ý chính bạn đã nghe. Ví dụ như “Vậy là bây giờ ý chị là mình nên hoàn thành sitemap của website trước khi trao đổi với bên thiết kế đúng không ạ?”. Người đối diện khó mà phật ý trước sự tập trung của bạn được.
5, Khi bạn lắng nghe một cách chân thành, đồng nghiệp, sếp, hay nhân viên của bạn sẽ có xu hướng tin tưởng và mở lòng với bạn hơn. Bạn sẽ có một cuộc trao đổi thành công và thu hoạch được những giải pháp hợp lý cho bất kì vấn đề nào phát sinh trong công việc.
James Humes từng nói rằng “The art of communication is the language of leadership.” – “Nghệ thuật giao tiếp là ngôn ngữ của sự lãnh đạo”.
TẬP TRUNG VÀO NGÔN NGỮ CƠ THỂ
Ngôn ngữ cơ thể thường không được chú ý khi giao tiếp. Nhưng thật ra, ngôn ngữ giao tiếp ảnh hưởng rất lớn đến tiềm thức và dễ ghi dấu ấn vào nhận thức của người đối diện rằng bạn có đang hứng thú trao đổi với họ hay không, rộng hơn là bạn có thích làm việc với họ hay không. Hãy tránh những hành động vô thức sau:
1, Cắn môi, khoanh tay, chau mày hay chống nạnh khi nói chuyện là biểu hiện của sự bực mình hoặc ý muốn lấn át trong khi trao đổi. Những hành động này khiến bạn trở nên khó gần.
2, Tương tự, rung đùi, nhịp ngón tay hoặc chân trong khi nói chuyện biểu hiện rằng bạn đang mất kiên nhẫn.
3, Động thái nhỏ như gật đầu, duy trì giao tiếp bằng mắt cũng là cách khuyến khích người đang nói tiếp tục trình bày. Đây là điều bình thường với người phương Tây. Tuy nhiên với người châu Á chúng ta, giao tiếp bằng mắt có thể không thoải mái cho cả hai nếu bạn nhìn vào mắt người đối diện chằm chằm. Tuy vậy, La Mộc khuyên bạn vẫn nên thỉnh thoảng trao đổi bằng mắt thay vì ngắm trần nhà hoặc cúi mặt nhìn bàn tay trong suốt cuộc nói chuyện.
THỪA NHẬN MÌNH ĐANG CĂNG THẲNG
Khi phát biểu, nhất là trước đám đông hoặc trong cuộc họp, cố gắng thả lỏng cơ thể và đừng căng cứng cơ. Hít thở sâu 3 lần và bắt đầu bài phát biểu bằng cách hài hước thừa nhận “Em đang run quá!” là một cách thả lỏng tâm lý tự nhiên. Không chỉ thế, nó còn giúp đám đông thông cảm cho tình huống của bạn hơn; bạn sẽ nhìn thấy một vài cái gật đầu hoặc nụ cười khích lệ của mọi người.
TRUYỀN ĐẠT RÕ RÀNG
Phát biểu đơn giản, đi vào trọng tâm tốt hơn rất nhiều việc nói chuyện lòng vòng. Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian và trình bày thông điệp rõ ràng hơn. Đừng mơ hồ hoặc làm phức tạp bài nói chuyện của mình lên vì khả năng hiểu sai, hiểu lầm của số đông sẽ rất cao. Ghi trước những gạch đầu dòng chính ra giấy sẽ giúp bạn biết chính xác bạn đang nói cái gì.
LUYỆN TẬP ỨNG BIẾN
Đây là một trong những cách rất hiệu quả cho việc nâng cao kĩ năng giao tiếp của bạn. Nghĩ về một chủ đề bất kì và luyện tập trình bày ý kiến của mình trước gương trong 5 phút mỗi ngày. Bắt đầu bằng việc nói chậm, cố gắng ngắt nghỉ đúng chỗ để tăng sức thuyết phục và cho đám đông thời gian tiếp nhận thông tin. Bài tập đơn giản này sẽ giúp bạn nhận ra mình đang thiếu sót ở chỗ nào trong kĩ năng giao tiếp, nó còn giúp bạn nói chuyện mạch lạc hơn trong tương lai.
GIAO TIẾP CÁ NHÂN
Tiếp cận với đồng nghiệp ở mức độ cá nhân là cách xây dựng niềm tin và hình thành một mối quan hệ tốt đẹp. Bạn hãy tham khảo những tips sau để giữ môi trường làm việc của mình luôn thân thiện và tích cực;
1, Chào đồng nghiệp mỗi buổi sáng bằng một nụ cười và câu chào thân thiện là tín hiệu tích cực để bắt đầu một ngày mới.
2, Trong ngày làm việc, dành chút thời gian để tương tác cùng đồng nghiệp bằng cách hỏi thăm những điều không quá riêng tư ví dụ như vấn đề họ đang gặp phải trong công việc để xây dựng sự đồng cảm.
3, Nói cảm ơn và làm ơn thường xuyên hơn. Bạn sẽ bất ngờ về hiệu quả của việc thân thiện với mọi người. Phân biệt hai câu sau đây nhé “Mình muốn bản báo cáo cáo này phải xong trước ngày mai.” và “Bản báo cáo này quan trọng lắm Vy ơi, Vy có thể cố gắng xong trước ngày mai giúp Hiền được không?”
Giữ cho tâm trí cởi mở về mọi vấn đề, ngay cả những ý kiến mà bạn cảm thấy không đồng tình. Người khác có thể có cách tiếp cận vấn đề khác bạn, và biết đâu cách đó sẽ hiệu quả hơn thì sao. Hãy cho mọi người có cơ hội được chứng tỏ bản thân. Bạn không phải là cá nhân xuất sắc duy nhất trong tập thể đúng không?
Khích lệ, động viên và khen ngợi đồng nghiệp khi có thể không chỉ đem lại nguồn năng lượng tích cực cho họ, mà còn khiến bản thân bạn trở nên cởi mở, vị tha và vui vẻ hơn mỗi ngày.
ĐẶT THỜI GIAN CHO CUỘC TRAO ĐỔI
Đây là tips mà La Mộc thường dùng cho khi cần sự tập trung tối đa của mọi người. Khi bạn có rất ít thời gian để nói chuyện, thông báo luôn trước khi bắt đầu cho người đối diện. Nếu bạn là người nói “Chị Phương ơi cho em 5 phút trao đổi với chị nhé!” hoặc nếu bạn là người nghe “Em đang vội quá, chị Phương có thể nói trong 5 phút giúp em được không?”. Hai câu nói này ngay lập tức khiến cuộc nói chuyện trở nên tập trung hơn, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian cho những cuộc trao đổi nhỏ nhưng dễ lan man.
KẾT
Nếu bạn cố gắng cải thiện giao tiếp với quản lý, đồng nghiệp, nhân viên dưới quyền hoặc với khách hàng, bạn sẽ trở thành một nguồn lực nhân sự quan trọng trong doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp còn giúp bạn tăng khả năng thành công trong một cuộc phỏng vấn, đấu thầu dự án, kí kết hợp đồng… đưa bạn tới những cơ hội thăng tiến cao hơn.
La Mộc mong rằng bài viết này hữu ích. Chúc bạn luôn đạt được thành công xứng đáng trong sự nghiệp.
La Mộc – Style your Style
Viết bình luận
Bình luận